Comment mettre une signature Gmail pour toute l'entreprise avec Google Workspace
Google Workspace n'a pas de réglage pour imposer une signature Gmail personnalisée à tous. Trois options existent : chaque collaborateur la saisit dans Gmail, l'administrateur ajoute un pied de page identique pour tous depuis la console, ou un outil écrit la signature de chacun dans ses paramètres Gmail grâce à l'API Gmail. Seule la dernière donne une signature personnalisée (nom, poste, téléphone) visible pendant la rédaction, sans intervention des utilisateurs.
Option 1 : chaque collaborateur crée sa signature dans Gmail
Dans Gmail, l'utilisateur ouvre Paramètres, Voir tous les paramètres, onglet Général, rubrique Signature. Il crée sa signature et la choisit par défaut pour les nouveaux messages et les réponses.
- Gratuit et immédiat.
- Résultat hétérogène : chacun met ce qu'il veut, avec plus ou moins de soin.
- Un changement de charte demande de relancer tout le monde, et les nouveaux arrivants partent souvent sans signature.
Option 2 : le pied de page de la console d'administration
Depuis la console d'administration Google, l'administrateur peut ajouter un texte à tous les emails sortants :
- Ouvre admin.google.com, puis Applications, Google Workspace, Gmail, Conformité.
- Dans « Ajouter un pied de page », clique sur Configurer.
- Saisis le texte du pied de page, choisis s'il s'applique aussi aux messages internes, et enregistre.
Le réglage peut être différent par unité organisationnelle. Mais le pied de page est le même texte pour tout le monde : il ne contient ni le nom, ni le poste, ni le téléphone de l'expéditeur. Il sert surtout aux mentions légales ou de confidentialité, pas à une vraie signature.
Option 3 : écrire la signature de chacun avec l'API Gmail
L'API Gmail permet de modifier la signature d'un utilisateur (méthode users.settings.sendAs.update). Avec un compte de service et une délégation au niveau du domaine, un administrateur peut donc écrire la signature de tous les collaborateurs, en la construisant depuis l'annuaire Google Workspace (API Directory).
- La signature est personnalisée et apparaît dans Gmail pendant la rédaction, comme si l'utilisateur l'avait saisie.
- En le faisant soi-même (Apps Script ou script maison), il faut créer le compte de service, gérer les droits, écrire le gabarit HTML et relancer le script à chaque changement dans l'annuaire.
- Les droits accordés doivent rester limités : lecture de l'annuaire et réglages Gmail, sans accès au contenu des emails.
Option 4 : un outil de signature automatique
Un outil comme Signoto fait l'option 3 pour toi : l'administrateur autorise une délégation limitée à l'annuaire et aux paramètres de signature Gmail, Signoto synchronise l'annuaire et écrit la signature de chacun. Elle se remet à jour toute seule à chaque arrivée, départ ou changement de poste, et un éditeur visuel remplace le HTML à la main.
| Critère | Signature manuelle | Pied de page console | API Gmail (script maison) | Outil (Signoto) |
|---|---|---|---|---|
| Personnalisée par collaborateur | Oui, à la main | Non | Oui | Oui |
| Visible pendant la rédaction | Oui | Non | Oui | Oui |
| Mise à jour quand l'annuaire change | Non | Sans objet | Si le script est relancé | Automatique |
| Éditeur visuel, modèles | Non | Non | Non | Oui |
| Coût | Gratuit | Gratuit | Temps de développement | À partir de 0,90 € par utilisateur et par mois |
Le fonctionnement détaillé est sur la page Signature mail automatique pour Google Workspace.