Politique de confidentialité
Cette page explique quelles données personnelles Signoto traite, pour quoi faire, combien de temps et avec qui. Signoto ne vend aucune donnée et ne fait aucune publicité ciblée.
Qui est responsable ?
ADOPTE UN IT (RCS Narbonne 989 040 811), 832 rue de la Hune, 11430 Gruissan, France, est responsable des traitements liés au site et aux comptes clients. Pour les données des collaborateurs d'un client (annuaire, emails en mode Cloud), Signoto agit en tant que sous-traitant de ce client, au sens de l'article 28 du RGPD : le client en reste responsable, et Signoto ne les traite que pour fournir le service.
Contact pour toute question ou demande : contact@signoto.com.
Quelles données ?
Comptes administrateurs
- Nom, prénom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), ou identité transmise par Google ou Microsoft en cas de connexion avec ces comptes.
- Organisation : nom, domaine, site internet, charte graphique (logo, couleurs, police, liens vers les réseaux sociaux), adresse de facturation.
- Facturation : gérée par Stripe. Signoto ne voit ni ne stocke aucun numéro de carte ou de compte bancaire.
Formulaire de contact du site
Nom, adresse email, entreprise (facultative), message et page d'où il est envoyé. Le message est transmis par email à notre adresse de contact, pour te répondre, et n'est pas enregistré dans la base de données de Signoto.
Annuaire des collaborateurs du client
Synchronisés depuis Microsoft 365 ou Google Workspace, avec l'autorisation de l'administrateur du client : nom, prénom, adresse email, poste, service, société, bureau, téléphones, adresse postale, photo et attributs personnalisés éventuels. Ils servent uniquement à composer les signatures et à appliquer les règles choisies par le client.
Emails
- Module Outlook : pour choisir la bonne signature, le module transmet à Signoto l'expéditeur, les adresses des destinataires, l'objet et le texte du message en cours de rédaction (ce dernier sert aux règles par mots-clés). Ces éléments servent uniquement à évaluer les règles, au moment de l'insertion : ils ne sont ni enregistrés ni journalisés.
- Mode Cloud (relais d'envoi) : les emails sortants passent par le serveur relais de Signoto, qui y ajoute la signature et les renvoie aussitôt vers Microsoft 365. Ils sont traités en mémoire et ne sont pas conservés. Le journal du relais garde seulement l'identifiant technique du message, l'expéditeur et le nombre de destinataires.
- Option « éléments envoyés » (Microsoft 365, si le client l'active) : Signoto lit les messages récemment envoyés pour ajouter la signature à la copie de l'expéditeur.
- Google Workspace : Signoto écrit la signature dans les paramètres Gmail et n'a aucun accès au contenu des emails.
Données techniques
Journaux du serveur (adresse IP, date, page demandée) pour la sécurité et le diagnostic, et le cookie de session décrit sur la page cookies.
Pourquoi et sur quelle base ?
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir le service : comptes, signatures, règles, déploiement | Exécution du contrat |
| Facturer et tenir la comptabilité | Obligation légale |
| Sécuriser le service, prévenir les abus, diagnostiquer les pannes | Intérêt légitime |
| Répondre aux demandes envoyées au support | Intérêt légitime |
Combien de temps ?
- Données du compte, de l'organisation et de l'annuaire : pendant l'abonnement, puis supprimées dans les 90 jours qui suivent sa fin.
- Factures : 10 ans, comme l'impose le Code de commerce.
- Journaux techniques : 12 mois au plus.
- Emails passant par le relais : aucune conservation au-delà de leur traitement.
- Messages du formulaire de contact : dans notre messagerie, le temps de l'échange.
Avec qui ?
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| o2switch | Hébergement du site, de l'application et de la base de données | France |
| OVHcloud | Hébergement du relais d'envoi (mode Cloud) | France |
| Stripe | Paiement et facturation | Union européenne (Stripe Payments Europe, Irlande) |
| Microsoft, Google | Fournisseurs de messagerie du client, appelés via leurs API avec l'autorisation de l'administrateur | Selon le contrat du client avec ces fournisseurs |
Les données ne sont ni vendues ni louées. Le site n'utilise aucun outil de publicité ni de mesure d'audience tiers, et ses polices de caractères sont hébergées par Signoto.
Sécurité
- Connexions chiffrées (HTTPS, et TLS obligatoire pour le relais d'envoi).
- Mots de passe chiffrés de façon irréversible, accès limité au strict nécessaire.
- Relais d'envoi n'acceptant que les serveurs de Microsoft 365, et uniquement pour les organisations clientes.
- Autorisations Google et Microsoft limitées à ce dont le service a besoin.
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données. Écrivez à contact@signoto.com, nous répondons sous un mois. Si vous êtes collaborateur d'une entreprise cliente, adressez-vous d'abord à votre employeur, responsable de ces données : Signoto l'aidera à répondre.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).